Задачи сотрудников ЖКХ складываются из обхода территории, подготовки отчета, проверки узла учета и сбора документов к собранию. Платформа «МДО» ставит такие поручения в общий список, назначает ответственного и показывает срок.
Постановка поручения
Руководитель заводит задачу с описанием, сроком и ответственным. Внутренние задачи ЖКХ ставятся за минуту и не теряются в переписке.
Карточка задачи
Внутри собраны описание, вложения, комментарии и отметки о ходе работы. Учет задач ЖКХ ведется по этой карточке.
Рабочие процессы УК
Регулярные обходы, отчетность и подготовка документов оформляются как повторяющиеся поручения. Автоматизация управления держит их на расписании.
Единая система задач УК
Управление задачами ЖКХ идет из общего списка: поручения всех отделов лежат вместе, руководитель видит загрузку компании целиком.
У поручения всегда один исполнитель, а не отдел целиком. CRM задачи ЖКХ распределяет по должности и участку, поэтому вопрос «кто этим занимается» не возникает.
Срочное отделяется от планового. Срок выполнения виден в карточке, а сотрудник понимает, за что браться первым в начале смены.
Перед назначением видно, сколько поручений уже висит на человеке. Распределение задач сотрудникам учитывает загрузку, работа не сваливается на одного исполнительного человека.
Статусы задач показывают положение дел без утренней планерки: что взято в работу, что передано на проверку, что уже закрыто. Контроль выполнения задач идет по этим отметкам: руководитель понимает, где работа стоит и кого нужно поторопить. Контроль сроков подсвечивает отдельно те поручения, у которых время на исходе.
Учет задач ЖКХ сохраняет историю выполнения: кто поставил поручение, когда переназначили, что написал исполнитель и почему сдвинули срок. Так задачи сотрудников ЖКХ остаются прозрачными и после закрытия. Контроль исполнения задач использует эту хронологию: если работа заняла больше времени, чем планировали, видно, на каком шаге поручение застряло.
Автоматизация задач ЖКХ ставит повторяющуюся работу по правилу, руководителю не нужно создавать поручение вручную
Шаблон поручения
Регулярная работа описывается один раз и сохраняется
Расписание
Автоматизация задач ЖКХ ставит поручение в нужный день
Назначение по роли
Исполнитель подставляется по должности и участку
Напоминание
Сотрудник получает уведомление, руководитель видит просрочку
Отчет за период
Цифровизация процессов ЖКХ дает сводку по отделам и людям
Видно, кто чем занят
Прозрачность работы персонала растет: задачи сотрудников УК видны по каждому человеку вместе со сроками, без обзвона отделов.
Оценка по фактам
Управление персоналом УК: задачи закрыты или просрочены, и контроль работы сотрудников опирается на эти отметки, а не на общее впечатление руководителя.
Меньше потерь времени
Повышение эффективности сотрудников идет за счет понятного списка на день: человек не ждет уточнений и не делает работу дважды.
Задачи в телефоне
Задачи через мобильное приложение доходят до выездных бригад. Мобильные задачи сотрудников закрываются прямо на объекте, отчет уходит руководителю сразу.
Что меняется в компании после перехода на управление задачами ЖКХ
«Поручения раздавались голосом на планерке и в чате. Половина забывалась. Сейчас у каждого свой список, и на планерке мы разбираем только спорное»
Ирина Соколова
Главный инженер, УК Западная
«Ежемесячные обходы и отчетность поставили на расписание. Они создаются сами, мне остается смотреть, что закрыто, а что просрочено»
Павел Гордеев
Руководитель участка, ЖилСервис+
Внутренние задачи ЖКХ и входящие обращения подчиняются разным правилам. Поручение возникает внутри компании: руководитель решил проверить оборудование, собрать документы к собранию или подготовить отчет. Такая работа не привязана к конкретному обращению и не всегда видна снаружи. За этот контур отвечает система задач для УК, а входящий поток ведет управление заявками. Ответственный в обоих случаях берется из общего справочника людей, который дает модуль учета сотрудников.
CRM задачи ЖКХ ведет поручение от постановки до закрытия: исполнитель, срок, статус и результат. Менеджер задач работает вместо чатов и бумажных списков, где поручения теряются между сообщениями. Управление персоналом УК: задачи всех отделов собраны в одном разделе. Такая CRM для задач сотрудников работает и в офисе, и в выездных бригадах, а ответственный подставляется из общего справочника людей, который ведет отраслевая CRM.
Управление задачами ЖКХ закрывает внутренние процессы компании: подготовку документов, проверки, регулярную отчетность. Автоматизация работы сотрудников УК идет вместо ручной постановки однотипных поручений, а отслеживание задач ЖКХ оставляет сроки под контролем. Свой список на день исполнитель открывает в приложении сотрудника и отмечает там же выполнение. Посмотреть работу на ваших процессах можно на демонстрации платформы.
Коротко о том, как устроена работа с поручениями в «МДО»
Что такое система управления задачами ЖКХ?
Чем задачи отличаются от заявок?
Как контролировать выполнение задач сотрудников?
Можно ли назначать ответственных?
Подходит ли система для управляющей компании?
Наш менеджер свяжется с вами в ближайшее время
